Em 11 de abril de 2019, o então Secretário Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia editou a Portaria 211 que "Dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônica dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho".
O propósito da referida Portaria foi, segundo o editor, desburocratizar e beneficiar as empresas no arquivamento de material físico desnecessário.
A Portaria, em seu art.1º, enumerou os documentos que eram alcançados pela resolução, a saber : PCMSO, PPRA, PGR, PCMAT, PPR, ASO, PGSSMTR, AET, PRR, os Planos de prevenção de riscos de acidentes com materiais perfurocortantes, Certificados de capacitações, Laudos de insalubridade e periculosidade, além dos documentos exigidos pelo art.200, do Decreto-Lei 5.452/1943, qual seja um dispositivo da Consolidação das Leis do Trabalho que aduz à uma outra relação de documentos.
A Portaria 211, pelo seu artigo 3º, tornou-se obrigatória para todas as empresas, no prazo de 2 anos, excetuadas as microempresas, os micro empreendedores e as as empresas de pequeno porte, para os quais foi deferido prazo maior de 5 e 3 anos, respectivamente.
O relevante, pois, é que desde abril de 2021, a Portaria 211 é de cumprimento obrigatório para quase todas as empresas, sujeitando-as, no caso de inadimplemento, aos riscos de fiscalização e, consequente autuação.
Cabe comentar que quase todas as medidas recentes adotadas pelo Ministério da Economia em matéria trabalhista, à guisa de modernidade das normas, a uma , são elaboradas por burocratas de plantão distantes da realidade e, a duas, aparentam fins arrecadatórios escondendo verdadeiras pegadinhas.
Senão vejamos. Um exemplo. Uma coisa é o signatário de qualquer documento possuir uma assinatura eletrônica, outra coisa é o lançamento físico da assinatura em um documento. Pois bem. Hoje, dizem os peritos habilitados sobre a impossibilidade da realização de exames grafotécnicos em documentos digitais.
Não é segredo, para os que lidam com o tema, o questionamento repetido, principalmente, por parte de antigos empregados, relativamente aos PCMSO's, PPRA's, PPR', ASO's e Laudos de insalubridade e periculosidade para fins trabalhistas e previdenciários. Como resolver?
Diz o art.3º § 1º da Portaria , assim: " Excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável seja em razão da sua natureza ou........."
A palavra natureza tem, dentre outros, o significado de constituição. No caso, a constituição de uma assinatura física em documento digitalizado é imprópria para ser autenticada.
O resumo da história é o de alertar os empregadores a guardar, por algum tempo mais, os documentos relativos à vida funcional de ex-empregados, evitando ser surpreendida. Reconhecemos que a guarda de documentos, além da ocupação de espaços, demanda trabalho. No entanto, o dito popular se faz presente: "Cautela e caldo de galinha não fazem mal a ninguém."
Sugerimos que a guarda dos documentos com assinatura física reste armazenado, pelo menos pelo tempo prescricional de 2 anos mais o tempo do aviso prévio (quando for o caso), contado a partir da data de rescisão do contrato de trabalho de cada empregado.
JOÃO BAPTISTA LOUSADA CAMARA
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